Công nghệ xuất phát từ nhu cầu thực tế
Trong quá trình hoạt động, nhiều trung tâm dạy học và trường học phải quản lý một lượng lớn thông tin liên quan đến học sinh, phụ huynh, giáo viên, lớp học, lịch học, học phí và tuyển sinh.
Nếu dữ liệu được lưu trữ riêng lẻ trên nhiều bảng tính, tài liệu hoặc thiết bị khác nhau, việc tìm kiếm và cập nhật thông tin có thể mất nhiều thời gian. Các bộ phận cũng gặp khó khăn khi phối hợp do chưa có một hệ thống quản lý thống nhất.
Nhận thấy những vấn đề đó, Nguyễn Xuân Sơn cùng NXS Media đã nghiên cứu một giải pháp số phù hợp với quy trình hoạt động thực tế của các đơn vị giáo dục.
Dự án không chỉ dừng lại ở việc xây dựng một website giới thiệu mà còn hướng đến việc tạo ra một hệ sinh thái có khả năng kết nối hoạt động truyền thông, tuyển sinh, chăm sóc học viên, quản lý lớp học và theo dõi tài chính.
CRM 5 trong 1 dành cho đơn vị giáo dục
Trọng tâm của giải pháp là hệ thống CRM 5 trong 1, được phát triển để hỗ trợ năm nhóm hoạt động quan trọng:
Quản lý dữ liệu học viên.
Tuyển sinh và chăm sóc khách hàng.
Quản lý lớp học và vận hành đào tạo.
Theo dõi học phí và tài chính.
Tổng hợp báo cáo và phân tích dữ liệu.
Thông qua một bảng điều khiển tập trung, đội ngũ quản lý có thể theo dõi thông tin học viên, giáo viên, khóa học, lớp học, lịch học, điểm danh và tình hình học phí.
Hệ thống còn hỗ trợ lưu trữ thông tin tư vấn, nhu cầu đăng ký và quá trình chăm sóc học viên tiềm năng. Nhờ đó, bộ phận tuyển sinh có thể quản lý công việc rõ ràng hơn và hạn chế bỏ sót thông tin.
Việc đưa nhiều chức năng về chung một nền tảng giúp giảm tình trạng dữ liệu phân tán, đồng thời tạo điều kiện để các bộ phận phối hợp thuận lợi trong quá trình làm việc.
Kết nối website và landing page tuyển sinh
Bên cạnh hệ thống quản lý nội bộ, giải pháp còn bao gồm website và landing page dành cho hoạt động truyền thông, giới thiệu chương trình học và tuyển sinh.
Website đóng vai trò là kênh thông tin chính thức, giúp phụ huynh và học viên tìm hiểu về đơn vị, chương trình đào tạo, khóa học, đội ngũ giáo viên và các hoạt động nổi bật.
Landing page được thiết kế để phục vụ từng chiến dịch tuyển sinh. Khi người dùng để lại thông tin đăng ký, dữ liệu có thể được chuyển về hệ thống quản lý để đội ngũ tư vấn tiếp nhận và chăm sóc.
Sự kết nối giữa website, landing page và CRM góp phần hình thành một quy trình liền mạch: từ khi phụ huynh hoặc học viên tìm hiểu thông tin, gửi yêu cầu tư vấn, đăng ký khóa học cho đến khi chính thức tham gia lớp học.
Đồng bộ – Tinh gọn – Hiệu quả
Giải pháp được phát triển dựa trên ba định hướng chính: Đồng bộ – Tinh gọn – Hiệu quả.
“Đồng bộ” là tập trung thông tin và kết nối các bộ phận trên cùng một hệ thống. “Tinh gọn” là giảm những thao tác thủ công không cần thiết trong quá trình nhập liệu, tra cứu và tổng hợp báo cáo. “Hiệu quả” là giúp đội ngũ quản lý có được thông tin rõ ràng để theo dõi hoạt động và đưa ra quyết định phù hợp.
Theo định hướng của Nguyễn Xuân Sơn, chuyển đổi số không đơn thuần là đưa thêm phần mềm vào hoạt động quản lý. Công nghệ chỉ thực sự có ý nghĩa khi giải quyết được những vấn đề cụ thể và phù hợp với khả năng sử dụng của đội ngũ vận hành.
Vì vậy, hệ thống được xây dựng theo hướng trực quan, tập trung vào những chức năng cần thiết và có khả năng điều chỉnh theo từng mô hình giáo dục.
Dấu ấn của Nguyễn Xuân Sơn và NXS Media
Là CEO & Founder NXS Media, Nguyễn Xuân Sơn định hướng phát triển các sản phẩm kết hợp giữa công nghệ, truyền thông và quản trị vận hành.
Trong dự án này, anh trực tiếp nghiên cứu nhu cầu, xây dựng cấu trúc hệ thống và hoàn thiện giải pháp dành cho lĩnh vực giáo dục. Đây cũng là dấu mốc thể hiện định hướng của NXS Media trong việc cung cấp những sản phẩm số có tính ứng dụng thực tế.
Điểm nổi bật của dự án nằm ở sự kết hợp giữa công cụ quản lý nội bộ và các nền tảng truyền thông bên ngoài. Thay vì vận hành riêng lẻ, website, landing page và CRM có thể hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên một hệ thống thống nhất từ khâu tiếp cận người học đến quá trình quản lý đào tạo.
Hướng đến một môi trường giáo dục hiện đại
Chuyển đổi số trong giáo dục không nhất thiết phải bắt đầu bằng những công nghệ quá phức tạp. Quá trình này có thể xuất phát từ việc nhận diện đúng vấn đề, sắp xếp dữ liệu và từng bước chuẩn hóa các công việc đang diễn ra mỗi ngày.
Giải pháp do Nguyễn Xuân Sơn và NXS Media phát triển là một bước đi theo hướng đó. Hệ thống tập trung vào những nhu cầu gần gũi như quản lý học viên, tuyển sinh, chăm sóc phụ huynh, tổ chức lớp học, theo dõi học phí và tổng hợp báo cáo.
Sau khi hoàn thiện nền tảng ban đầu, dự án có thể tiếp tục được phát triển và điều chỉnh để phù hợp với nhiều mô hình như trung tâm ngoại ngữ, trung tâm kỹ năng, cơ sở giáo dục tư nhân và trường học.
Với định hướng lấy hiệu quả thực tế làm trọng tâm, Nguyễn Xuân Sơn kỳ vọng giải pháp sẽ góp phần giúp các đơn vị giáo dục giảm áp lực trong công tác quản lý, nâng cao chất lượng phục vụ và chủ động hơn trong hành trình chuyển đổi số.
